Waxify — használati útmutató

1. Bevezetés

A Waxify egy mosóállás-alapú online foglalási és operatív rendszer magyar autókozmetikák és autómosók számára. Egyfős vállalkozástól több-telephelyes láncig használható; a célja, hogy a foglalási, naptár-, vendég-, számlázási és kommunikációs feladatokat egy helyen kezeld — Excel, papír-naptár és külön email-szolgáltató nélkül.

Mit ad a rendszer

• Vendég-oldali foglalási felület saját brand-domain alatt
• Resource Timeline naptár (oszlop = mosóállás, sor = idő)
• Szolgáltatás-katalógus, árazási mátrix, kedvezmény, bérlet, hűségpont
• Vendég- és jármű-nyilvántartás, kategória-alapú árazás
• Email- és SMS-értesítés (visszaigazolás, emlékeztető, lemondás)
• Pénztár, számlázás (Számlázz.hu integráció), riport, export
• Csapat- és jogosultságkezelés, többfelhasználós módon
• Lánc-mód több telephelyhez (közös vendég-bázis, központi nézet)

Mit nem ad

A rendszer nem helyettesíti a fizikai munkát, a vegyszer- és eszközbeszerzést, a kollégákat vagy a könyvelőt. A NAV-jelentés tényleges feladása a saját számlázó-szolgáltatódon keresztül történik — a Waxify ehhez integrációt biztosít.

Hogyan olvasd ezt a doksit

A fejezetek növekvő nehézségben követik egymást: az 1—4. szekció kötelező alap, az 5—8. a napi használathoz kell, a 9—11. haladó témák, a 12—13. pedig hibaelhárítás és kapcsolatfelvétel. A bal oldali sticky tartalomjegyzékből bármikor ugorhatsz, és minden nagyobb szekciónak van anchor-linkje (pl. /dokumentacio#arazas), amit megoszthatsz a kollégáddal vagy a könyvelőddel.

2. Első lépések

Az első bejelentkezéstől az élesítésig nagyjából 2—5 nap. Ha kéred, ezt az egészet mi csináljuk neked az ingyenes onboardingunkban (lásd a /onboarding oldalt).

2.1 Próbafiók

A próbafiók 14 napig érvényes, kártyaadat nélkül. A regisztrációhoz csak egy email-cím kell. A 14. nap után a fiók nem törlődik — átáll archív állapotba, és bármikor visszaaktiválhatod fizetős csomaggal.

1. Nyisd meg az app.waxify.app címet
2. Add meg az email-címedet → kapsz egy bejelentkezési linket (magic link)
3. Klikkelj a linkre, ezzel beléptél
4. Adj nevet a workspace-nek (pl. „Kovács Autókozmetika”)

2.2 Workspace alapadatok

Első bejelentkezéskor a rendszer végigvezet egy beállítási varázslón. Ezeket az adatokat kell megadnod:

• Cég adatai: cégnév, székhely, adószám (NAV-számlázáshoz)
• Telephely: név, cím, GPS (vendég-térképhez), nyitvatartás
• Mosóállások: hány állásod van, mindegyiknek név és típus (külső / belső / polírozó / ózon)
• Munkaidő-sablon: nyitás-zárás, ebédszünet, hétvégi különbség, ünnepnapok
• Kapcsolat: publikus email, telefon, weboldal-link (foglalási megerősítőkben szerepel)

2.3 Élesítés

Élesítéshez (a vendégeid foglalhatnak): (1) Szolgáltatás-katalógus feltöltése árakkal, (2) ÁSZF + adatvédelmi szöveg feltöltése (ha nincs, ad sablont a rendszer), (3) Saját aldomain vagy publikus waxify.app/szalonod URL kiválasztása, (4) Brand beállítása (logó, főszín, hero-szöveg).

3. Alapfogalmak

A Waxify szókészlete eltér a klasszikus „1 kolléga = 1 idősáv” típusú foglalási rendszerekétől. Az alábbi 6 fogalmat érdemes elsajátítani — minden további funkció erre épül.

3.1 Mosóállás (Box / Resource)

A naptár oszlopainak alapja. Egy mosóállás egy fizikai hely a műhelyedben — egy box, egy szárító, egy polírozó-állomás. A foglalási logika a mosóállást foglalja le, nem a kollégát. Egy kolléga több mosóállás között mozoghat, és a passzív munkaszakaszokban (pl. miközben a vegyszer hat) párhuzamosan dolgozhat más jármű aktív szakaszán.

3.2 Szolgáltatás (Service)

Amit eladsz — például „Külső mosás”, „Komplex tisztítás”, „Kerámia bevonat”. Minden szolgáltatásnak van neve, alapideje (percben), alapára, és opcionálisan szakaszokra bontva.

3.3 Szakasz (Stage)

Egy szolgáltatás aktív és passzív szakaszokra bontható. Aktív szakaszban kolléga dolgozik a kocsin (mossa, polírozza). Passzív szakaszban az autó a mosóban áll, de a kolléga szabad (vegyszer hat, ózon dolgozik, UV-szárad). A rendszer ezt használja a slot-kereséshez: a mosóállás passzív szakaszban is foglalt marad, de a kolléga naptárában nem jelenik meg — így a kollégád párhuzamosan kezdhet egy másik kocsit.

Példa: „Komplex tisztítás — 90 perc” bontása lehet 30 perc aktív (előmosás) + 30 perc passzív (vegyszer hat) + 30 perc aktív (öblítés és szárítás).

3.4 Időslot (Slot)

A naptár alapegysége. Alapértelmezetten 15 perces, de változtatható (5 / 15 / 30 perc). A vendég-oldali foglalási felület ezt használja az „elérhető időpontok” megjelenítéséhez.

3.5 Vendég (Guest)

Aki foglal. Egy vendég-rekord tartalmazza az alapadatokat (név, email, telefon), a foglalástörténetet, az összes járművét, a hűségpontját, az aktív bérleteit és a kollégai jegyzeteket. Egy email = egy vendég (a rendszer így automatikusan ismeri fel a visszatérőt).

3.6 Jármű (Vehicle) és kategória

Egy vendéghez több jármű is tartozhat. A járműhöz tárolod a rendszámot, a márkát, típust, évjáratot, és egy kategóriát (Kis / Személy / SUV / Furgon / Tehergépjármű). A kategória az árazási mátrixban kulcsfontosságú: ugyanaz a „Komplex tisztítás” egy Polo-n 12 000 Ft, egy Touareg-en 22 000 Ft lehet.

4. Naptár & foglalás

A naptár a rendszer napi használatának központi képernyője. Két fő nézet érhető el: Resource Timeline (alapértelmezett, mosóállásonként vízszintes sávok) és Heti nézet (klasszikus naptárszerű, jobban használható áttekintéshez).

4.1 Manuális foglalás (admin oldal)

Telefonon érkező vendéget így rögzítesz: naptárban kattints az időpontra (vagy húzd ki az időtartamot drag-and-drop-pal), majd: válassz szolgáltatást, vendéget (új vagy meglévő), járművet, és mentsd el. A rendszer automatikusan kiküldi a visszaigazoló emailt (kikapcsolható).

4.2 Vendég-oldali foglalás

A publikus foglalási oldalad (pl. foglalas.te-szalonod.hu) lépései:

1. Vendég kiválasztja a jármű-kategóriát
2. Választ szolgáltatást — az ár dinamikusan jelenik meg a kategóriához
3. Választ időpontot (a naptár csak az elérhető slotokat mutatja)
4. Megadja az adatait + jármű-rendszámot
5. Elfogadja az ÁSZF-et
6. Megerősítő emailt kap

A folyamat mobilra optimalizált, 30 másodperc alatt elvégezhető. Az emlékeztető email 24 órával az időpont előtt automatikusan megy.

4.3 Lemondás, módosítás, no-show

A vendég a visszaigazoló email linkjén keresztül módosíthat vagy lemondhat — az általad megadott időablakon belül (pl. 24 órával az időpont előttig). Lemondáskor a slot automatikusan felszabadul. Ha a vendég nem jelenik meg, az adminban egy gombnyomással „no-show” státuszra állíthatod; ezt a rendszer a vendég-profilban jelöli és a havi riportban kimutatja.

4.4 Várólista

Ha egy nap tele van, a vendég feliratkozhat a várólistára. Ha valaki lemond, a rendszer email-értesítést küld az első várólistás vendégnek („felszabadult egy időpont, kattints és foglald le”). Időkorlátos: 2 órán belül ha nem foglalja le, a következő várakozóhoz kerül az ajánlat.

5. Szolgáltatások & árazás

Az árazási rendszer két dimenzióban dolgozik: szolgáltatás × jármű-kategória. Plusz egy harmadik dimenzió is létezik (időszakos kedvezmény, akció), de ez opcionális.

5.1 Szolgáltatás létrehozása

Admin → Szolgáltatások → „Új szolgáltatás”. Adatok: név, leírás, alapidő (percben), alapár, szakaszok (opcionális), kategória-mátrix.

5.2 Árazási mátrix

Egy táblázat: sorok = szolgáltatások, oszlopok = jármű-kategóriák. Minden cellában egy ár (Ft) + opcionálisan külön időtartam (mert egy nagyobb autó tovább tart). Ha egy cellában nincs ár, a vendég-oldal „Egyedi árajánlat” státusszal jelzi — ez gyakran a Kerámia / Detail szolgáltatásokra igaz.

5.3 Kedvezmény és akció

Kedvezmény fix összegben (-1 500 Ft) vagy százalékban (-10%) adható. Beállítható: időszakra (pl. „hétfő-szerda, novemberben”), vendég-csoportra (pl. „új vendégnek”) vagy konkrét vendégre. A kedvezmény a vendég-oldali árban automatikusan érvényesül.

5.4 Bérlet (Pass)

Előre fizetett alkalom-csomag. Pl. „10× Külső mosás = 18 000 Ft” (egyébként 10× 2 200 Ft = 22 000 Ft). A vendég a bérletét bárhol felhasználhatja (online foglalás vagy admin által rögzítve), a rendszer automatikusan vonja le az alkalmakat. Lejárati idő szabadon beállítható (általában 6 vagy 12 hónap).

5.5 Hűségpont (Loyalty)

Minden elköltött 1 000 Ft után a vendég 1 pontot kap (az arány konfigurálható). A pontok beválthatók kedvezményre vagy ingyenes szolgáltatásra. A vendég a foglalási oldalon és a saját profilján is látja az aktuális egyenleget.

6. Vendég & jármű CRM

Minden foglalás vendég- és jármű-rekordot hoz létre vagy frissít. A Vendégek modul a teljes ügyfél-bázis kezelésére szolgál — kereshető, szűrhető, exportálható.

6.1 Vendég-kártya

Minden vendéghez egy részletes profil tartozik:

• Alapadatok (név, email, telefon, születésnap — opcionális)
• Foglalástörténet (mikor, mit, mennyiért, melyik kollégával)
• Járművek (rendszám, márka, típus, kategória, jegyzet)
• Hűségpont egyenleg + pont-történet
• Aktív bérletek + lejárati idő
• Címkék (VIP, allergiás vegyszerre, „mindig korán jön”)
• Belső jegyzet a kollégáknak (csak admin oldalon látszik)
• Email-/SMS-előzmények (mit küldött neki a rendszer)

6.2 Jármű-profil

Egy vendéghez korlátlan számú jármű tartozhat. A jármű-rekord tartalmazza a rendszámot, márkát, típust, évjáratot, kategóriát, és opcionálisan a fotót + specifikus jegyzetet (pl. „bal hátsó sárhányón régi karc — ne kérdezz rá”). Ha a vendég új autóval érkezik, a foglaláskor azonnal hozzá lehet adni.

6.3 Címkék és szegmensek

Címkékkel csoportokat hozhatsz létre („VIP”, „flotta-ügyfél”, „rendszeres heti”). A szegmenseket célzott hírlevélhez, akcióhoz vagy riporthoz használhatod (pl. „küldj akciót csak a VIP-eknek”).

6.4 GDPR és export

Vendég-export bármikor: CSV vagy strukturált JSON formátumban. GDPR-törlési kérelemre egy gomb: a vendég adatai névtelenítve (anonimizálva) tovább tárolódnak a NAV-megőrzési idő végéig, de a személyazonosító adatok azonnal törlődnek.

7. Pénzügyek

A pénzügyi modul a napi pénztárkezelést, a számlázást és a riportokat fedi le. A NAV-jelentés a saját számlázó-szolgáltatódon (Számlázz.hu, Billingo) keresztül történik — a Waxify ehhez API-integrációt biztosít.

7.1 Napi pénztár

Minden nap elején nyitóegyenleget rögzítesz (mennyi készpénz van a kasszában). A nap során a bevételek automatikusan hozzáadódnak. Záráskor megadod a tényleges készpénz-mennyiséget, a rendszer kimutatja az eltérést — ha 0, minden rendben.

7.2 Számla kibocsátás

Foglalás-zárás után egy gomb: „Számla”. A rendszer az integrált számlázódnak elküldi a tételeket (vendég-adatok + szolgáltatások + ár + ÁFA), a számlát a számlázó hozza létre és emailezi a vendégnek. A számlaszám visszakerül a foglalásba is. Részletek a 11. fejezetben.

7.3 Riportok

Standard riportok (mind exportálható Excel / CSV / PDF formátumban):

• Napi / heti / havi bevétel — szolgáltatás-, kolléga-, mosóállás-bontásban
• No-show ráta + okok eloszlása
• Top 10 vendég bevétel szerint
• Top szolgáltatások (db és bevétel)
• Új vs visszatérő vendégek aránya
• Hűségpont- és bérlet-kihasználtság
• Kasszá-eltérés napi szinten

8. Marketing & kommunikáció

A rendszer automatikus email-, SMS- és push-üzeneteket küld a vendégeknek előre meghatározott események hatására. Minden sablon szerkeszthető a brand-edhez.

8.1 Tranzakciós emailek

• Foglalás-visszaigazolás — azonnal a foglalás után
• 24 órás emlékeztető — előző nap 12:00-kor
• Lemondás-megerősítés — vendégi vagy admin-lemondáskor
• Hűségpont-jóváírás — szolgáltatás teljesítése után
• Bérlet-lejárat figyelmeztetés — 7 nappal a lejárat előtt
• Számla-küldés — a számlázó-integráció által

8.2 SMS

SMS-értesítés a Pro és Hálózat csomagok része. A vendég a foglaláskor választhatja, hogy email vagy SMS (vagy mindkettő) érkezzen. Az SMS-szám per-üzenet alapon kerül terhelésre a havidíjadon felül (kb. 12—18 Ft / SMS).

8.3 Hírlevél

A vendég-listából szegmens-szerű hírlevelet küldhetsz. Példa: „minden VIP-vendég, aki 60 napja nem foglalt”. A vendég a foglaláskor opt-inolhat a hírlevélre, és bármikor leiratkozhat a hírlevél-link kattintásával. GDPR-megfelelő.

8.4 Google Review-kérés

A foglalás teljesítése után 24 órával egy automatikus email megy a vendégnek egy Google Review linkkel. Ezt az email-t lehet kikapcsolni (egyes vendégeknél zavaró), vagy késleltetni (3 napra). Tapasztalat: a kérés nélküli ★ értékelések száma kb. 0.3 / hó, a kéréssel kb. 3—5 / hó.

9. Csapat & jogosultságok

A workspace-ben több felhasználó dolgozhat egyidejűleg, eltérő jogokkal. Három beépített szerepkör van; ezeknek a felülírása (custom role) a Hálózat csomagban érhető el.

9.1 Szerepkörök

9.2 Meghívás és belépés

Csapat → Új tag → email és szerepkör. A meghívott személy egy magic linket kap; az első bejelentkezéskor PIN-kódot vagy jelszót állít be magának. Mosó-tablet közös használatánál PIN-kód javasolt (gyors kolléga-váltás).

10. Lánc-kezelés

2+ telephellyel rendelkező vállalkozásoknak a Hálózat csomag biztosítja a közös kezelést. Részletek a /lanc aloldalon.

10.1 Közös vendég-bázis

Egy email = egy vendég, telephely-független. Ha a vendég Pesten foglalt először, majd Budán is jelentkezik, a rendszer felismeri és a teljes történetét, hűségpontját magával viszi.

10.2 Telephely-szintű árazás

Minden telephelynek saját árazási mátrixa lehet (a belvárosi szalon drágább, mint a kertvárosi). A szolgáltatás-katalógus központi, az ár telephelyenként eltérhet.

10.3 Központi riport

Az „Összes szalon” admin-nézet egy dashboardon mutatja a hálózat összes telephelyének kulcs-mutatóit: bevétel, foglalás-szám, no-show, top-szolgáltatás. Telephely-bontás egy klikkre. A központi nézethez nem kell külön havidíj.

10.4 Árazás

Per telephely 9 900 Ft / hó; a központi admin-felület (összes szalon nézet) ingyenes. Tehát 3 szalon = 3 × 9 900 = 29 700 Ft / hó. Egyedi árazás 5+ telephely esetén (lásd /lanc).

11. Integrációk

Az integrációk a Beállítások → Integrációk menüből aktiválhatók. A legtöbb csak API-kulcsot vagy OAuth-bejelentkezést kér.

11.1 Google Calendar

A foglalások automatikusan szinkronizálódnak a kollégák Google-naptárába (kétirányú). Beállítás: kolléga → „Csatlakoztatás Google-fiókhoz”. A szinkron 1-2 percen belül történik a foglalás létrehozása után.

11.2 Számlázz.hu

API-kulcs alapú integráció. Foglalás-zárás után a rendszer elküldi a számla-tételeket; a Számlázz.hu legenerálja a számlát és emailezi a vendégnek (vagy letöltést kínál). A NAV-online jelentést a Számlázz.hu végzi automatikusan.

11.3 Billingo

Hasonló módon, mint a Számlázz.hu. Bizonyos vállalatoknál egyszerűbb a Billingo ÁFA-mátrixa.

11.4 Stripe (kártyás fizetés)

Roadmap-ban — várható élesítés 2026 Q3. Beállítás után a vendég a foglaláskor kártyával előleget tud fizetni (általában a foglalási díj 20—50%-a), ami csökkenti a no-show rátát.

11.5 Webhook (saját rendszerhez)

Eseményekre (új foglalás, lemondás, számla-kibocsátás) HTTPS POST-ot küldhetsz egy általad megadott URL-re. JSON payload-dal, HMAC-aláírással. Hasznos saját CRM-be vagy könyvelő-rendszerbe szinkronizáláshoz.

12. GYIK & hibaelhárítás

Az alábbiakban a leggyakoribb kérdések és megoldások. A teljes GYIK-listát a kezdőoldalon találod.

A naptár nem frissül

Ha más kolléga foglal és nálad nem jelenik meg azonnal: frissítsd a böngészőt (Ctrl+Shift+R). Általában 30 másodperc alatt magától is megjelenik. Ha állandóan így viselkedik, ellenőrizd a kapcsolatot — a sticky státusz-pötty a fejlécben zöld kell legyen.

A vendég nem kapja az emailt

Első lépés: a vendég nézze meg a spam mappát. Ha ott sincs, ellenőrizd a Beállítások → Email-küldő-konfigurációban, hogy a SPF / DKIM rekordok rendben vannak-e. Ha saját aldomain alól küldesz, a DNS-ben be kell állítani a SPF / DKIM rekordokat (a beállító varázsló pontosan megmondja, mit írj be).

Google Calendar szinkron hibát ír

Általában a Google újra-hitelesítést kér (token lejárt). Megoldás: Beállítások → Integrációk → Google Calendar → „Újra-csatlakoztatás”. 30 másodperc.

A Számlázz.hu hibát ad

Általában az API-kulcs érvényes-e. Megoldás: nyisd meg a Számlázz.hu admin-felületét → Beállítások → API → ellenőrizd, hogy a kulcs aktív. Ha nem, generálj újat és írd be a Waxify-ban. Másik gyakori ok: a vendég adószáma hiányos / hibás — a Számlázz.hu ezt elutasítja.

Hogyan exportáljam a vendég-listát?

Vendégek → szűrd a listát (opcionális) → „Export” gomb jobb felül → CSV vagy JSON. Megnyitható Excel-ben (CSV-import, UTF-8 kódolás).

Lemondtam az előfizetést — mi lesz az adatokkal?

A workspace 30 napig olvasható módban marad — bejelentkezhetsz, exportálhatod az adatokat. 30 nap után GDPR-konform módon töröljük a személyes adatokat. A NAV-megőrzési kötelezettség alá eső adatok (számla-tételek) jogszabály szerint visszatartottak.

13. Support & kapcsolat

Magyar nyelvű support, magyar fejlesztőktől. Nem outsource-olt call center.

Elérhetőségek

• Email: info@waxify.app — átlagos válaszidő munkaidőben ~15 perc
• Sürgős (rendszer áll, fizetés nem megy): a fenti email, „SÜRGŐS” tárgymegjegyzéssel — 1 órán belüli válasz garantált
• Status / üzemzavar: status.waxify.app
• Chat (Pro és Hálózat csomag): admin-felület jobb alsó sarkában

Munkaidő

Hétfő — péntek, 8:00 — 18:00. Hétvégén a sürgős hibákat is figyeljük, de a rendes válaszadás munkaidőben történik.

SLA

A Pro és Hálózat csomagok 99.9% uptime SLA-val járnak. Az incident-történet valós időben látható a status-oldalon.

Frissítések

Új funkciókat havonta-kéthavonta adunk hozzá. A főbb frissítéseket emailben értesítjük (változási napló: /changelog, hamarosan). A frissítések ingyenesek minden aktív előfizetőnek.